Birokrasi , bentuk organisasi tertentu yang ditentukan oleh kerumitan, pembagian kerja, kekekalan, pengurusan profesional, koordinasi dan pengendalian hierarki, rantai perintah yang ketat, dan otoritas hukum. Ia dibezakan dari organisasi tidak formal dan kolegial. Dalam bentuk idealnya, birokrasi tidak bersifat pribadi dan rasional dan berdasarkan peraturan dan bukannya hubungan kekeluargaan, persahabatan, atau otoritas patrimonial atau karismatik. Organisasi birokrasi boleh didapati di institusi awam dan swasta.

Organisasi Dunia Kuiz: Fakta atau Fiksyen? Pertubuhan Perjanjian Atlantik Utara terhad kepada negara-negara Eropah.

Ciri-ciri dan paradoks birokrasi

Ahli teori birokrasi yang paling utama adalah ahli sosiologi Jerman Max Weber (1864-1920), yang menggambarkan ciri-ciri ideal birokrasi dan memberikan penjelasan mengenai kemunculan sejarah institusi birokrasi. Menurut Weber, ciri birokrasi yang jelas membezakannya dengan jenis organisasi lain berdasarkan bentuk autoriti yang tidak sah. Weber memperhatikan bahawa kelebihan birokrasi adalah bentuk organisasi yang paling mahir secara teknikal, memiliki kepakaran, kepastian, kesinambungan, dan kesatuan yang khusus. Kemunculan birokrasi sebagai bentuk organisasi yang disukai berlaku dengan munculnya ekonomi berasaskan wang (yang akhirnya menghasilkan pengembangan kapitalisme) dan pekerja perlu memastikan transaksi yang tidak rasional, rasional-undang-undang. Organisasi instrumental (contohnya,firma perniagaan saham awam) segera muncul kerana organisasi birokrasi mereka melengkapkan mereka untuk menangani pelbagai tuntutan pengeluaran kapitalis dengan lebih berkesan daripada pengeluar skala kecil.

Stereotaip birokrasi kontemporari cenderung menggambarkannya sebagai tidak responsif, lesu, tidak demokratik, dan tidak kompeten. Walau bagaimanapun, teori birokrasi Weber menekankan bukan hanya kelebihan teknikal dan kecekapan perbandingannya tetapi juga mengaitkan penguasaannya sebagai bentuk organisasi kepada pengurangan sistem kasta (seperti feudalisme) dan bentuk hubungan sosial yang tidak setara berdasarkan status seseorang. Dalam bentuk organisasi birokrasi yang murni peraturan dan prosedur universal akan mendominasi, menjadikan status atau hubungan peribadi tidak relevan. Dalam bentuk ini, birokrasi adalah lambang piawaian sejagat di mana kes-kes yang serupa diperlakukan sama seperti yang dikodifikasikan oleh undang-undang dan peraturan, dan di mana selera dan budi bicara pentadbir dibatasi oleh peraturan proses yang sewajarnya.Walaupun terdapat stereotaip birokrasi yang menghina, sistem pemerintahan yang berdasarkan undang-undang memerlukan birokrasi berfungsi.

Walaupun demikian, kata-kata birokrasi dan birokrat biasanya difikirkan dan digunakan secara pejoratif. Mereka menyampaikan gambaran tentang kerenah, peraturan dan undang-undang yang berlebihan, tidak menafikan, kurangnya budi bicara individu, kawalan pusat, dan tidak adanya pertanggungjawaban. Jauh dari dianggap sebagai mahir, penggambaran kontemporari yang popular sering menggambarkan birokrasi sebagai tidak cekap dan kurang mampu menyesuaikan diri. Oleh kerana ciri-ciri yang menentukan kelebihan organisasi birokrasi juga mengandung di dalamnya kemungkinan disfungsi organisasi, baik gambaran birokrasi yang menyanjung dan tidak menarik dapat tepat. Oleh itu, ciri-ciri yang membuat birokrasi mahir secara paradoks juga dapat menghasilkan patologi organisasi.

Kompetensi bidang kuasa

Kompetensi bidang kuasa adalah elemen utama organisasi birokrasi, yang dipecah menjadi unit dengan tanggungjawab yang ditentukan. Pada dasarnya, kompetensi yurisdiksi merujuk pada pengkhususan birokrasi, dengan semua elemen birokrasi memiliki peran yang ditentukan. Tanggungjawab individu meluas dengan pergerakan ke atas melalui hierarki organisasi. Pembahagian kerja organisasi membolehkan unit dan individu dalam organisasi menguasai perincian dan kemahiran dan mengubah novel menjadi rutin. Walaupun pembahagian tenaga kerja sangat efisien, ia boleh menyebabkan sejumlah patologi organisasi yang berbahaya; sebagai contoh,unit atau individu mungkin tidak dapat mengenal pasti dan bertindak balas dengan tepat terhadap masalah di luar kecekapan mereka dan dapat mendekati semua masalah dan keutamaan secara eksklusif dari bidang kemampuan khusus unit. Ciri birokrasi ini juga dapat menyebabkan unit organisasi melepaskan tanggungjawab dengan membiarkan mereka menentukan masalah sebagai kepunyaan beberapa unit lain dan dengan itu membiarkan masalah itu tidak dijaga. Sebagai alternatif, setiap unit dalam organisasi cenderung untuk menghadapi masalah yang berkaitan dengan minat, kemahiran, dan teknologinya sendiri.setiap unit dalam organisasi cenderung untuk menghadapi masalah yang berkaitan dengan minat, kemahiran, dan teknologinya sendiri.setiap unit dalam organisasi cenderung untuk menghadapi masalah yang berkaitan dengan minat, kemahiran, dan teknologinya sendiri.

Perintah dan kawalan

Birokrasi mempunyai garis perintah dan kawalan yang jelas. Kewibawaan birokratik disusun secara hierarki, dengan tanggungjawab yang dipegang di atas dan didelegasikan dengan kebijaksanaan yang menurun di bawah. Kerana risiko parokialisme organisasi yang dihasilkan oleh kecekapan bidang kuasa terhad dan spesifik, keupayaan untuk menyelaraskan dan mengawal banyak unit adalah penting. Kewibawaan adalah lem yang menahan kepelbagaian dan mencegah unit daripada menggunakan budi bicara yang tidak terkawal. Namun, beberapa ciri kehidupan birokrasi telah mendapat perhatian yang sangat buruk sebagai peranan otoritas hierarki sebagai alat untuk mencapai perintah dan kawalan organisasi. Kritikan popular menekankan bahawa organisasi hierarki mencekik dorongan kreatif dan menyuntik mod tingkah laku yang berhati-hati berdasarkan harapan apa yang diinginkan oleh atasan.Perintah dan kawalan, yang diperlukan untuk mengkoordinasikan unsur-unsur organisasi birokrasi yang berbeza, memberikan peningkatan tanggung jawab ke atas, perwakilan, dan penurunan kebijaksanaan ke bawah.

Kesinambungan

Kesinambungan adalah elemen penting lain dalam organisasi birokrasi. Kuasa rasional-undang-undang memerlukan peraturan dan prosedur yang seragam untuk dokumen bertulis dan tingkah laku rasmi. Fail birokrasi (iaitu, catatan masa lalu) memberikannya memori organisasi, sehingga memungkinkan untuk mengikuti prosedur operasi sebelumnya dan standard. Keupayaan untuk menggunakan prosedur operasi standard menjadikan organisasi lebih efisien dengan mengurangkan kos yang dilampirkan pada transaksi tertentu. Fail rekod organisasi prosedur, tingkah laku sebelumnya, dan rekod personel. Mereka juga membenarkan organisasi berterusan dan, oleh itu, bebas daripada kepemimpinan tertentu. Secara keseluruhan, kesinambungan sangat penting bagi kemampuan organisasi untuk mengekalkan identiti dan bahkan kulturnya. Tanpa rekodnya,mustahil untuk mengekalkan urus niaga berdasarkan kesahan. Namun kesinambungan juga mempunyai sisi yang tidak berfungsi, menyebabkan organisasi berperilaku secara meramal dan konservatif atau, lebih buruk lagi, hanya secara refleks. Kesinambungan juga dapat menyebabkan birokrasi mengulangi aktiviti secara berkala yang mungkin tidak tepat dan yang tidak tepatnya terkumpul.

Profesionalisasi

Profesionalisasi pengurusan, elemen asas birokrasi lain, memerlukan sekumpulan pegawai sepenuh masa yang perhatiannya ditujukan khusus untuk tanggungjawab pengurusannya. Di dalam pemerintahan, profesionalisasi diberikan pada korps penjawat awam yang kedudukannya secara umum telah diperoleh melalui lulus ujian berdasarkan prestasi. Perkhidmatan awam kadang kala dianggap sebagai pemerintah tetap, berbeza dengan politikus sementara yang hanya berkhidmat untuk masa yang terhad dan dengan senang hati para pengundi dalam sistem politik demokratik.

Dalam perniagaan dan organisasi birokrasi bukan kerajaan yang lain, ada juga kader pengurus profesional. Profesionalisasi meningkatkan kepakaran dan kesinambungan dalam organisasi. Walaupun organisasi sementara tanpa pemimpin atau mengalami kekacauan di posisi kepemimpinan tertinggi mereka, kader profesional membantu mengekalkan keseimbangan organisasi. Kebaikan profesionalisasi jelas: tanpa korporat profesional, organisasi akan mengalami krisis yang disebabkan oleh ketidakmampuan. Oleh itu, profesionalisasi menyumbang kepada kecekapan teknikal yang unggul yang dituntut oleh Weber sebagai ciri organisasi birokrasi.

Walaupun mempunyai kelebihan, profesionalisasi juga menanggung risiko yang berpotensi. Selalunya kumpulan profesional pakar pengurusan itu sendiri menjadi sumber kekuatan tersembunyi kerana mempunyai pengetahuan yang unggul berbanding dengan mereka yang merupakan atasan nominal tetapi sementara. Dengan pengalaman yang lebih besar, penguasaan terperinci, dan pengetahuan organisasi dan substantif, birokrat profesional dapat menggunakan pengaruh kuat terhadap keputusan yang dibuat oleh pemimpin mereka. Kewujudan birokrat yang kuat menimbulkan isu akauntabiliti dan tanggungjawab, terutama dalam sistem demokrasi; birokrat sepatutnya menjadi agen pemimpin mereka, tetapi pengetahuan terperinci yang unggul dapat menempatkan mereka dalam kedudukan yang sangat diperlukan. Di samping itu, walaupun sekumpulan pegawai tetap membawa kepakaran dan penguasaan terperinci dalam membuat keputusan,ia juga memperdalam konservatisme birokrasi semula jadi. Kumpulan tetap biasanya skeptikal terhadap kebaruan kerana inti dari organisasi birokratik adalah mengubah masa lalu masa lalu menjadi rutin sekarang. Birokrat profesional, baik di sektor awam atau swasta, juga cenderung menyukai status quo organisasi kerana pelaburan mereka (misalnya, latihan dan status) terikat dengannya. Akibatnya, semakin profesional kader, semakin besar kemungkinannya menentang pencerobohan kekuatan luaran.latihan dan status) terikat dengannya. Akibatnya, semakin kader profesional, semakin besar kemungkinan untuk menentang pencerobohan kekuatan luaran.latihan dan status) terikat dengannya. Akibatnya, semakin kader profesional, semakin besar kemungkinan untuk menentang pencerobohan kekuatan luaran.

Peraturan

Peraturan adalah nadi organisasi birokrasi, yang menyediakan asas yang rasional dan berterusan untuk prosedur dan operasi. Fail organisasi menyediakan inventori peraturan terkumpul. Keputusan birokrasi dan - di atas segalanya - prosedur didasarkan pada peraturan dan preseden yang dikodifikasikan. Walaupun kebanyakan orang tidak menyukai peraturan yang menghalangnya, keberadaan peraturan merupakan ciri otoritas rasional-hukum, memastikan keputusan tidak sewenang-wenang, prosedur standard tidak mudah dilanggar, dan ketertiban itu dipelihara. Peraturan adalah inti pati birokrasi tetapi juga merupakan dasar pemimpin yang ingin menyelesaikan sesuatu dengan segera.

Peraturan menahan tingkah laku sewenang-wenangnya, tetapi peraturan tersebut juga dapat memberikan sekatan jalan yang hebat untuk mencapai prestasi. Pengumpulan peraturan kadang-kadang membawa kepada perkembangan ketidakkonsistenan, dan prosedur yang diperlukan untuk mengubah unsur status quo mungkin menjadi sangat berat akibat watak birokrasi yang didorong oleh peraturan. Satu perspektif berpendapat bahawa kepatuhan terhadap peraturan menyekat kemampuan birokrasi untuk menyesuaikan diri dengan keadaan baru. Sebaliknya, pasar, yang dapat beroperasi dengan sangat sedikit peraturan, memaksa penyesuaian cepat terhadap keadaan yang berubah. Namun, kebanyakan organisasi perniagaan utama disusun dalam bentuk birokrasi kerana hierarki dan tanggungjawab yang diberikan dapat mengurangkan kos transaksi dalam membuat keputusan.

Ringkasan

Oleh itu, elemen paling asas dari organisasi birokrasi yang murni adalah penekanan pada keteraturan prosedur, sistem hierarki akauntabiliti dan tanggungjawab, pengkhususan fungsi, kesinambungan, dasar rasional hukum, dan konservatisme asas. Kemunculan kapitalisme dan penekanan pada urus niaga mata wang standard di atas dan di atas sistem barter mewujudkan keperluan untuk bentuk organisasi birokrasi di sektor swasta dan awam. Walau bagaimanapun, elemen kritikal dari bentuk organisasi birokrasi juga boleh saling bertentangan dan sering menjadi asas kritikan yang menganggap birokrasi tidak berfungsi. Ringkasnya, apa yang membuat birokrasi berfungsi juga mungkin menentangnya.